Właściciel pojazdu zarejestrowanego jest obowiązany zawiadomić w terminie nieprzekraczającym 30 dni starostę o zmianie stanu faktycznego wymagającej zmiany danych zamieszczonych w dowodzie rejestracyjnym.
W przypadku zawiadomienia o zmianie stanu faktycznego wynikającego:

1. ze zmiany adresu miejsca zamieszkania właściciela pojazdu niepowodującej zmiany właściwości miejscowej organu rejestrującego, do zawiadomienia dołącza się:
   • dowód rejestracyjny
2. z wymiany podwozia lub ramy w pojeździe zarejestrowanym, do zawiadomienia dołącza się:
   • dowód własności podwozia lub ramy,
   • dowód odprawy celnej przywozowej, jeżeli podwozie lub rama został sprowadzony z terytorium państwa niebędącego państwem członkowskim,
   • dowód rejestracyjny pojazdu lub zaświadczenie wystawione przez organ rejestrujący właściwy ze względu na miejsce rejestracji pojazdu, z którego pochodzi podwozie lub rama, jeżeli to podwozie lub rama pochodzi z pojazdu zarejestrowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
   • zaświadczenie o pozytywnym wyniku badania technicznego
   • dowód rejestracyjny pojazdu
3.  z wprowadzenia w pojeździe zarejestrowanym zmian konstrukcyjnych zmieniających rodzaj pojazdu do zawiadomienia dołącza się:
   • zaświadczenie o pozytywnym wyniku badania technicznego potwierdzające, że dokonane zmiany są zgodne z przepisami ,
   • dokument potwierdzający, ze dokonane zmiany konstrukcyjne zmieniające rodzaj pojazdu wykonane zostały przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą (Kod PKD 45.20 Z)w tym zakresie techniczne pojazdów,
   • dowód rejestracyjny,
   • dokument potwierdzający brak obowiązku zapłaty akcyzy z tytułu dokonania w pojeździe zarejestrowanym na terytorium kraju zmian konstrukcyjnych zmieniających rodzaj pojazdu na samochód ciężarowy (kategoria homologacyjna N1), podrodzaj „furgon”, „furgon/podest”, „ciężarowo-osobowy”, „terenowy”, „wielozadaniowy” lub „van” lub samochód specjalny (kategoria homologacyjna M1 i N1).
4. w przypadku zgłoszenia przez właściciela pojazdu wniosku o zmianę danych technicznych pojazdu dotyczących mas i nacisków osi, zawartych w dowodzie rejestracyjnym do zawiadomienia dołącza się:
   • dowód rejestracyjny pojazdu
   • oświadczenie wystawione przez producenta lub przedstawiciela producenta potwierdzające, że pojazd był homologowany zgodnie z wnioskowanymi danymi technicznymi 
5. w przypadku zmiany adresu miejsca zamieszkania właściciela pojazdu powodujące zmianę właściwości miejscowej organu rejestrującego, stosuje się zasady jak w przypadku rejestracji pojazdu.

Opłaty :

1. opłata za wydanie dowodu rejestracyjnego albo jego wtórnika - 54,00 zł.
2. opłata za  wydanie pozwolenia czasowego albo jego wtórnika –
   • w przypadku, o którym mowa w art. 74 ust. 2 pkt 1 ustawy - 13,50 zł,
   • w przypadku, o którym mowa w art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy - 18,50 zł

Opłat można dokonać:

• w kasie (gotówka, karta ) Starostwa Powiatowego w Ostródzie przy ul. Jana III Sobieskiego 5 (odpowiednio w kasie Starostwa w Morągu przy ul. 11 Listopada 9)
  lub na konto urzędu:
• PKO BP 04 1020 1811 0000 0802 0271 6884 (opłata komunikacyjna).

Opłatę skarbową  można dokonać przelewem lub przekazem na rachunek bankowy Urzędu Miasta w Ostródzie nr konta  19 1160 2202 0000 0005 0164 4789,  lub bezpośrednio w kasie Starostwa Powiatowego w Ostródzie przy ul. Jana III Sobieskiego 5 (odpowiednio w kasie Starostwa w Morągu przy ul. 11 Listopada 9)

Termin załatwienia sprawy:
Do 30 dni.

Miejsce złożenia dokumentów:
Starostwo Powiatowe w Ostródzie -Wydział Komunikacji i Transportu przy ul. Jana III Sobieskiego 5 (pokój 102 , 104 – parter) dla interesantów z terenu miasta Ostródy i gmin Grunwald, Dąbrówno, Miłomłyn, Łukta, Ostróda.
Oddział Komunikacji i Transportu w Morągu przy ul. 11 Listopada 9 (Urząd Miasta  I piętro) dla interesantów z terenu gmin Morąg, Miłakowo i Małdyty.

Godziny przyjmowania interesantów:
Wydział Komunikacji i Transportu w Ostródzie: 
poniedziałek w godz. 8:30 - 15:30, wtorek, środa, czwartek i piątek w godz. 7:30 – 14:00.
Tel. 642 98 70, 642-98-82

Oddział w Morągu: poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek 8:00 – 14:00.
Tel. 89 642 98 06; 89 642 98 39

Jednostka odpowiedzialna: 
Wydział Komunikacji i Transportu

Tryb odwoławczy:
Od decyzji przysługuje stronie odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Elblągu za pośrednictwem Starosty Ostródzkiego w terminie 14 dni od daty jej doręczenia.
Podstawa prawna

1. Ustawa Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023r poz. 775 ze zm.).
2. Ustawa Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2023 poz. 1047ze zm.).
3. Ustawa o Opłacie skarbowej (Dz.U. z 2022 r poz. 1847).
4. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie rejestracji  i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych dokumentów związanych z rejestracją pojazdów  (Dz.U. z 2022 r poz. 1847).
5. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach (Dz.U. z 2022r poz. 1849).
6. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie wysokości opłat za wydanie dowodu rejestracyjnego, pozwolenia czasowego i zalegalizowanych tablic (tablicy) rejestracyjnych oraz ich wtórników (Dz.U. z 2022r poz. 1848).
7. Rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej w sprawie trybu legalizacji tablic rejestracyjnych oraz warunków technicznych i wzorów znaku legalizacyjnego (Dz.U. z 2021r poz. 100 ze zm).